Qualifizierte elektronische Signatur der Prüfungsberichte
Bereits seit einiger Zeit dringt die BaFin darauf, dass die elektronisch einzureichenden Prüfungsberichte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Da die Vorteile auf der Hand liegen, werden wir demnächst auf dieses Verfahren umstellen.
Was zunächst nach einer Vereinfachung klingt, ist dann doch wieder mit formalen Komplikationen verbunden. Zum konkreten Verfahren haben sich die WPK (Wirtschaftsprüferkammer) und das IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) geäußert.
Handschriftliche Unterschrift entfällt
Die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift. Wenn ich also ein Testat mit einer elektronischen Signatur versehe, dann habe ich es erteilt und darf es nicht ein zweites Mal erteilen. Das heißt, ich darf keine zusätzliche Fassung mit einer handschriftlichen Unterschrift erstellen.
Das bedeutet für Sie: Wir können Ihnen kein Papierexemplar mit handschriftlicher Unterschrift mehr zur Verfügung stellen. Selbst wenn wir den elektronisch signierten Bericht ausdrucken, sehen Sie auch dort nur den Abdruck der qualifizierten elektronischen Signatur.
Reicht das?
Ja, das genügt. Die qualifizierte elektronische Signatur ist genau so rechtsverbindlich wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie ist von allen Berichtsempfängern – also BaFin, Bundesbank, EdW, Banken, Kapitalverwaltungsgesellschaften, VuV, Aufsichtsräten und sonstigen Geschäftspartnern – zu akzeptieren.
Damit entfällt auch die Notwendigkeit des Ausdrucks der Berichte. Das PDF-Exemplar genügt. Papierexemplare sollten nur noch im Ausnahmefall erstellt werden.
Was erhalten Sie nach der Umstellung?
Zukünftig erhalten Sie also von uns:
- ein Testatexemplar = testierter Jahresabschluss mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht und Bestätigungsvermerk
- einen ausführlichen Jahresabschluss-Prüfungsbericht
- einen WpHG-Prüfungsbericht
Diese Dokumente erhalten Sie kennwortgeschützt als PDF-Datei mit qualifizierter elektronischer Signatur. Sie können sie zur Weiterleitung an alle von Ihnen bestimmten Berichtsempfänger verwenden.
Wie unterschreiben Sie?
Diese Exemplare enthalten keine Unterschrift von Ihnen. Laut WPK und IDW ist dies auch nicht erforderlich. Nur ich muss ein von Ihnen unterschriebenes Exemplar des Jahresabschlusses vorweisen können.
Das heißt, Sie müssen das Testatexemplar unterschreiben und mir zurücksenden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
- Wenn Sie selbst eine elektronische Signatur erstellen können, signieren Sie das PDF-Dokument an den vorgesehenen Stellen und senden es mir zurück. Wichtig ist, dass Sie eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden. Das ist die stärkste Form, die über die Bundesdruckerei geht.
- Wenn Sie diese Möglichkeit nicht haben, müssten Sie das Dokument ausdrucken, handschriftlich unterschreiben, wieder als ganzes, zusammenhängendes Dokument einscannen und mir zurücksenden. Nur die Unterschriftsseite genügt nicht.